Reception/front office

Luogo di lavoro: Vigolzone
Job description

Posizione

Receptionist / Front Office

Sede di lavoro

Vigolzone

Descrizione del ruolo

La posizione di Receptionist/Front Office presso Gruppo Provide Holding srl riveste un ruolo cruciale nel garantire un'accoglienza professionale e puntuale a clienti, fornitori e visitatori. Questa figura rappresenta il primo punto di contatto con l'azienda, contribuendo a consolidare un'immagine positiva e a facilitare la comunicazione sia interna che esterna. Il receptionist supporta le attività amministrative quotidiane, assicurando un flusso organizzato delle informazioni e mantenendo un ambiente di lavoro ordinato e funzionale.

Responsabilità principali

• Accogliere clienti, fornitori e visitatori con cortesia e professionalità, assicurando un'esperienza positiva fin dal primo contatto.
• Gestire in modo efficiente le chiamate telefoniche in entrata, smistandole ai referenti appropriati.
• Coordinare appuntamenti e sale riunioni per il personale tecnico e dirigenziale, garantendo una pianificazione efficace.
• Gestire la corrispondenza in entrata e uscita, inclusi email e pacchi, curando la registrazione e l'archiviazione.
• Supportare le attività amministrative di base quali gestione documentale, archiviazione e procedure di segreteria.
• Collaborare con i diversi reparti aziendali per facilitare la comunicazione interna e la logistica.
• Monitorare e mantenere l'ordine dell'area reception e delle sale d'attesa.
• Applicare procedure di sicurezza relative alla gestione degli appalti, appuntamenti visite mediche, controllo scadenze DPI e corsi di sicurezza sul lavoro.

Requisiti richiesti

• Esperienza pregressa in ruoli di reception o front office, preferibilmente in contesti tecnici o industriali.
• Ottima conoscenza della lingua italiana e buona padronanza della lingua inglese.
• Competenza nell'utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e familiarità con software gestionali per agenda e posta elettronica.
• Capacità di gestire sistemi telefonici avanzati e software di gestione appuntamenti.
• Conoscenza base delle procedure di segreteria e delle normative relative alla sicurezza sul lavoro.
• Attitudine organizzata, orientamento al cliente, capacità di multitasking e problem solving.

Informazioni sull'azienda

Gruppo Provide Holding srl è un'azienda dinamica che opera nel settore tecnico-specializzato con una forte attenzione alla qualità del servizio e all'efficienza operativa. La cultura aziendale valorizza il rispetto reciproco, la collaborazione tra reparti e lo sviluppo professionale continuo dei propri collaboratori. L'ambiente lavorativo è caratterizzato da una struttura organizzata che favorisce il confronto costruttivo e l'innovazione.

Opportunità offerte

Il ruolo offre occasioni concrete di crescita professionale grazie all'interazione quotidiana con diversi reparti tecnici ed amministrativi. È un'opportunità per acquisire competenze organizzative avanzate in un contesto stimolante dove precisione, professionalità ed efficienza sono elementi fondamentali.

Note finali

Gruppo Provide Holding promuove attivamente le pari opportunità sul luogo di lavoro ed accoglie candidature da persone di ogni genere, età, etnia o background culturale. L'ambiente è inclusivo ed equo, volto a valorizzare le diversità come risorsa per il successo comune.

Requirements

Il ruolo di Receptionist/front office presso Provide Solution S.r.l. è fondamentale per garantire un'accoglienza professionale e un supporto efficiente a clienti, fornitori e collaboratori. La giornata tipica inizia con il controllo delle comunicazioni in arrivo, tra cui telefonate, email e visite, assicurando che ogni interlocutore venga indirizzato correttamente. Durante la giornata, il receptionist coordina appuntamenti e gestisce l'agenda degli incontri, collaborando strettamente con i vari reparti tecnici e amministrativi per facilitare la comunicazione interna ed esterna. Tra le responsabilità principali vi è la gestione delle chiamate in entrata, la registrazione e smistamento della corrispondenza, e l'accoglienza fisica degli ospiti. Ad esempio, quando un cliente arriva per una consulenza tecnica, il receptionist verifica l'appuntamento, informa il referente e prepara l'area di accoglienza. In caso di imprevisti, come ritardi o cambi di programma, il receptionist prende decisioni rapide per riorganizzare gli incontri, mantenendo sempre un atteggiamento cortese e professionale. L'utilizzo quotidiano di software gestionali per l'agenda e la posta elettronica, oltre a sistemi telefonici avanzati, è essenziale. La conoscenza di piattaforme come Microsoft Office e software di gestione clienti facilita il lavoro. Tra le sfide più comuni vi è la gestione simultanea di più richieste urgenti, che richiede capacità di multitasking e problem solving. Questo ruolo offre opportunità di crescita attraverso l'interazione con diversi reparti e l'acquisizione di competenze organizzative e comunicative fondamentali in un ambiente tecnico-specializzato.

- Il ruolo di Receptionist/front office presso Provide Solution S.r.l. è fondamentale per garantire un'accoglienza professionale e un supporto efficiente a clienti, fornitori e collaboratori. La giornata tipica inizia con il controllo delle comunicazioni in arrivo, tra cui telefonate, email e visite, assicurando che ogni interlocutore venga indirizzato correttamente. Durante la giornata, il receptionist coordina appuntamenti e gestisce l'agenda degli incontri, collaborando strettamente con i vari reparti tecnici e amministrativi per facilitare la comunicazione interna ed esterna.Tra le responsabilità principali vi è la gestione delle chiamate in entrata, la registrazione e smistamento della corrispondenza, e l'accoglienza fisica degli ospiti. Ad esempio, quando un cliente arriva per una consulenza tecnica, il receptionist verifica l'appuntamento, informa il referente e prepara l'area di accoglienza. In caso di imprevisti, come ritardi o cambi di programma, il receptionist prende decisioni rapide per riorganizzare gli incontri, mantenendo sempre un atteggiamento cortese e professionale.L'utilizzo quotidiano di software gestionali per l'agenda e la posta elettronica, oltre a sistemi telefonici avanzati, è essenziale. La conoscenza di piattaforme come Microsoft Office e software di gestione clienti facilita il lavoro. Tra le sfide più comuni vi è la gestione simultanea di più richieste urgenti, che richiede capacità di multitasking e problem solving. Questo ruolo offre opportunità di crescita attraverso l'interazione con diversi reparti e l'acquisizione di competenze organizzative e comunicative fondamentali in un ambiente tecnico-specializzato., 24000-27000 € per year - vocational certificate 1, 2 year