Executive Assistant con conoscenza della lingua inglese

Categoria: Business Services
Luogo di lavoro: Bologna e provincia

Stiamo cercando un* Executive Assistant con buona conoscenza della lingua inglese motivat* per supportare le operazioni quotidiane di un team executive, presso una realtà multinazionale del mondo dei servizi. Il candidato ideale sarà responsabile per la gestione organizzativa e amministrativa, garantendo un ambiente di lavoro efficiente e ben strutturato.

• Gestione completa dell'agenda del CEO e del Leadership Team: priorità, riunioni, call con clienti e partner
• Pianificazione e booking di trasferte nazionali e internazionali (voli, hotel, transfer, visti) per CEO e Leadership Team
• Gestione operativa delle spese e rimborsi del CEO e del Leadership Team, con rendicontazione e verifica scontrini
• Gestione operativa delle auto aziendali (adempimenti burocratici, comunicazione e gestione società di noleggio a lungo termine, manutenzioni, gestione appuntamenti)
• Preparazione di documenti, presentazioni e report ad uso direzionale
• Coordinamento della boardroom e supporto tecnico-logistico per board meeting e riunioni con stakeholder esterni
• Organizzazione di eventi aziendali interni.
• Gestione del front office: reception, centralino, accoglienza visitatori e fornitori
• Acquisti per l'ufficio (Amazon Business e altri fornitori) nel rispetto del budget aziendale
• Logistica d'ufficio: spedizioni, corrieri, movimentazione materiale aziendale
• Gestione rapporti con fornitori di facility management e contratti di servizio
• Supporto al monitoraggio di subscription e licenze digitali aziendali in collaborazione con IT/Finance
• Supporto gestione ciclo passivo (RDA, inserimento ordine a sistema, creazione DDT a sistema).

Requisiti: A successful Office Manager should have: Formazione accademica in ambito amministrativo, gestionale o equivalente. Esperienza pregressa in un ruolo simile nel settore dei servizi professionali. Capacità organizzative e di gestione del tempo eccellenti. Conoscenza avanzata dei principali strumenti informatici e software gestionali. Abilità nel lavorare in un ambiente dinamico e multiculturale. Ottime competenze comunicative, sia scritte che orali. Attenzione al dettaglio e problem-solving proattivo. Buona conoscenza della lingua inglese